Prüfung geschafft? Unser Audit

Liebe Leser,

falls in den letzten Tagen hier auf dem Blog und auf anderen Plattformen etwas weniger von uns zu lesen war als sonst: in letzter Zeit waren wir mit unseren Gedanken etwas abgelenkt. Zum einen läuft natürlich die Aktion „I did it with my library“ (für die wir gerne noch Beiträge annehmen…), zum anderen wurden wir geprüft. „Audit“ nennt sich das Zauberwort, das uns immer etwas nervös macht. Eigentlich ist es nichts Schlimmes, sondern ganz im Gegenteil: KollegInnen aus anderen Bibliotheken oder Leute vom TÜV kommen bei uns vorbei und schauen uns auf die Finger, was wir so tun und wie und geben uns Verbesserungsvorschläge, falls nötig. (Als Revanche schaut unsere Chefin dann bei anderen Bibliotheken vorbei. 😉 Trotzdem ist man natürlich immer gespannt, ob die KollegInnen etwas zu beanstanden haben…

Hintergrund des Ganzen ist, dass wir mit 4 anderen Bibliotheken in einem Qualitätsmanagement-Verfahren involviert sind. Angefangen hat alles bereits vor etlichen Jahren, damals wurden die einzelnen Arbeitsprozesse, die in den unterschiedlichen Bibliotheken anfallen, verglichen, aufgeschrieben und in ein Computersystem eingegeben: Einarbeitung von Medien, Handhabung der Fernleihe, Anmeldung von Benutzern, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und was noch so alles in einer Bücherei zu tun ist. Die notwendigen Dokumente dazu (Handzettel, Formulare, Aushänge,…) wurden ebenfalls in das System eingegeben. Der Vorteil: wenn man neu in der Bücherei ist oder etwas tun muss, was nur alle paar Monate mal vorkommt, kann man die einzelnen Arbeitsschritte nachlesen. Der Nachteil: einmal im Jahr kommt jemand vorbei und schaut nach, ob alles noch so stimmt, wie man es aufgeschrieben hat. 🙂

„Heiliger Bürokratius“ werden jetzt manche stöhnen. Und zugegeben: es ist natürlich durchaus aufwendig, wenn man nicht nur seine Arbeit erledigen, sondern auch noch aufschreiben muss, wie man sie erledigt. Aber meistens schreibt man so eine Arbeitshilfe nur einmal und muss dann nur noch daran denken, sie zu aktualisieren, wenn sich etwas ändert. Und es ist teilweise wirklich sehr hilfreich, irgendwo nachschauen zu können, wenn eine Kollegin mal im Urlaub ist oder man mal etwas tun muss, was nicht so häufig vorkommt.TÜV-Süd ISO9001

Gestern hatten wir ja nur ein „kleines“ Audit, d.h. KollegInnen aus anderen Bibliotheken kamen zu Besuch.  Ein erstes Fazit: Bis auf ein paar Kleinigkeiten ist alles soweit in Ordung. Puh. Noch spannender wird es, wenn Prüfer vom TÜV Süd hier sind. 🙂 Bisher haben wir die Prüfungen  aber immer gut überstanden und die ISO9001-Zertifikate stehen oder hängen stolz, wenn auch wahrscheinlich ziemlich unbeachtet, in der Bibliothek…

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Ein Kommentar zu “Prüfung geschafft? Unser Audit

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